eAsiointi varhaiskasvatus

Tervetuloa Varhaiskasvatuksen eAsioinnin ohjesivulle!

HUOM! TÄMÄN SIVUN LOPUSTA, KOHDASTA MAKSUPÄÄTÖS, LÖYTYY OHJEET TULOTIETOJEN TOIMITTAMISESTA MAKSUN MÄÄRITTÄMISTÄ VARTEN.

JOS TULOTIETOJA EI TOIMITETA, ASIAKASMAKSU VAHVISTETAAN ENIMMÄSMAKSUN MUKAAN.

Ohjeet

Ruskon varhaiskasvatuksen eAsioinnista löytyvät sähköiset varhaiskasvatushakemukset, esiopetukseen ilmoittautuminen sekä varhaiskasvatuksen asiakaspäätökset.

Saat sähköpostiisi tiedon kun päätös hakemastasi palvelusta on tehty.

Ilmoita hakemusta tehdessäsi sähköpostiosoitteesi sähköisen päätöksen lähettämistä varten. Voit antaa luvan sähköisten päätösten välitykseen myös jälkikäteen. Lupa pitää antaa kirjallisena. Lupalomakkeen löydät tämän sivun alaosasta tai lomakkeet-sivulta.

Käytössä on myös sähköinen hoitoaikojen ilmoittaminen.

Palvelun kautta voit asioida kunnan varhaiskasvatuspalveluissa internetin välityksellä ajasta ja paikasta riippumatta. Asioiminen tapahtuu turvallisesti salatun tietoliikenne-yhteyden kautta. Palveluun kirjaudutaan vahvasti tunnistettuna pankkitunnuksilla, mobiilitunnisteella tai Väestörekisterikeskuksen HST-kortilla.

Hoitoaikojen sähköinen ilmoittaminen

Hoitoaikojen varaaminen auttaa huoltajaa seuraamaan varattujen tuntien määrää ja todellista käytettyä hoitoaikaa. Päiväkodin työntekijät näkevät omassa järjestelmässään huoltajien varaamat hoitoajat ja näin ollen tietävät, milloin kukin lapsi on paikalla. Tämä helpottaa toiminnan järjestämistä sekä henkilöstöresurssin ja ruokapalvelun suunnittelua. Hoitoaikoja pääset ilmoittamaan eAsioinnin etusivulla olevasta linkistä.

Varhaiskasvatuksen asiakasmaksu määräytyy hoitosopimuksessa sovittujen hoitotuntien mukaisesti, ei toteutuneiden hoitoaikojen mukaan. Mikäli toteutuneet tunnit ylittyvät hoitosopimuksen mukaisista tunneista työstä tai opiskelusta johtuvista yllättävistä muutoksista, tulee siitä ilmoittaa välittömästi päiväkotiin. Tällöin poikkeuksellisesti laskutetaan käytettyjen tuntien mukaisesti seuraavan korkeamman maksuluokan perusteella.

Aikataulu sähköiselle hoitoaikojen ilmoittamiselle:

  • Huoltajat ilmoittavat lastensa hoitoajat eAsiointi-sivuston kautta. Hoitoaikojen ilmoittaminen lukkiutuu edellisen viikon maanantaina klo 8.00.  Esimerkiksi viikon 18 hoitoajat tulee ilmoittaa viimeistään viikon 17 maanantaina ennen klo 8.00. Hoitoaikoja on mahdollista ilmoittaa kerrallaan pidemmälle ajanjaksolle.
  • Hoitoajat ilmoitetaan ainoastaan sähköisenä.
  • Huoltajat näkevät päiväkodissa ja perhepäivähoidossa kirjatut toteutuneet hoitoajat. Nämä kirjaukset huoltajat tekevät itse NFC-tunnisteilla päiväkotiin / perhepäivähoitoon saavuttaessa ja sieltä poistuttaessa.

Hoitoaikojen sähköisessä ilmoittamisessa sovittuja käytänteitä:

  • Huoltajat ilmoittavat lastensa hoitoajat mahdollisimman pitkäksi aikaa kerrallaan, kuitenkin vähintään viikoksi.
  • Varausjärjestelmä lukitsee viikon aina edellisen viikon maanantaina klo 8:00. Esim. viikon 19 hoitoajat tulee ilmoittaa viikon 18 maanantaihin klo 8:00 mennessä. Lukkiutumisen jälkeen muutoksia varattuihin hoitoaikoihin voi tehdä vain henkilökunta.
  • Kuitenkin vuorohoitoryhmässä (Päiväkoti Satumetsä / Korallit vuorohoitoryhmä) hoidossa olevien lasten hoitoajat tulee ilmoittaa viimeistään perjantaina klo 8:00 mennessä, koskien seuraavan viikon jälkeistä viikkoa (10 pv ennen). Esim. viikon 19 hoitoajat tulee ilmoittaa viikon 17 perjantaihin klo 8:00 mennessä.
  • Jos lapsi on esiopetuksen lisäksi myös varhaiskasvatuksessa, ilmoitetaan kerralla koko läsnäoloaika (esim. 7:00-16:30).
  • Huoltajat käyttävät hoitoaikojen ilmoittamisen lisäksi myös seuraavia merkintöjä:
    • Muu poissaolo = vapaapäivät (esim. epäsäännöllisestä hoitoajasta johtuva vapaapäivä, huoltajan vuorotyöstä johtuva vapaa, lapsi kyläilee mummulassa tai kummilassa tai mummu tullut kylään ja lapsi kotona jne.)
    • Sairas = jos lapsen sairauspäivä on ennalta tiedossa (esim. ennalta sovittu aika operaatioon toipumisaikoineen)
    • Ennalta ilmoitettu poissaolo = käytetään etukäteen tiedossa olevista lomista (huoltajan loma-aikoina).
  • Mikäli ilmoitat pitkän poissaolon, joka kohdistuu useammalle kuukaudelle, ilmoitus on tehtävä kuukausi kerrallaan (ei siis niputeta eri kalenterikuukausia samaan ilmoittamiseen).
  • Jos käytetään maksuhyvitystä 1.6. – 31.8. välisenä aikana eli ollaan ns. kesäkeskeytyksellä, hoitoaikoja valitulle keskeytysajalle ei tarvitse ilmoittaa lainkaan. Kyseiset kuukaudet voi jättää tyhjäksi. Päiväkodin henkilökunta hoitaa merkinnät.
  • Poissaolon ilmoittaminen. Jos lapsella on vapaapäivä, ilmoita poissaolosta. Kun jokaiselle päivälle on tehty merkintä, henkilökunta tietää poissolosta eikä tarvitse miettiä, onko päivä jäänyt vahingossa tyhjäksi. Tämä koskee myös lapsia, joille on sovittu hoitopäiviksi esim. ma, ke ja pe. Tällöin tiistaille ja torstaille laitetaan poissaolomerkintä. Edellä mainittu ohje ei kuitenkaan päde vuorohoitoryhmän lapsiin.
  • Vuorohoidossa ilmoitetaan vain hoidontarve, ei poissaoloa.
  • Mikäli lapsesi hoidon tarpeessa tapahtuu muutos (esim. sairastuminen), ilmoita siitä ryhmään puhelimitse/ tekstiviestillä niin pian kuin mahdollista.
  • Esiopetusaika on klo 8.30 – 12.30. Jos lapsella on esiopetuksen lisäksi täydentävää varhaiskasvatusta, ajat ennen ja jälkeen esiopetuksen kuuluvat täydentävän varhaiskasvatuksen piiriin.
  • Myös pelkästään esiopetukseen osallistuvien lasten osalta ilmoitetaan ajat sähköisesti.

Sähköiset hakemukset ja lomakkeet

eAsioinnista löytyvät sähköiset hakemukset varhaiskasvatukseen sekä ilmoittautuminen esiopetukseen.

Täytä lomake huolellisesti ja kirjaa hakemukseen sähköpostiosoitteesi sähköisen päätöksen lähettämistä varten.

Hakemus varhaiskasvatukseen

Varhaiskasvatushakemus tulee tehdä viimeistään neljä kuukautta ennen lapsen hoidon tarpeen alkamista. Jos hoidon tarve johtuu työttömän työnhakijan äkillisestä työllistymisestä tai opiskelun aloittamisesta, hakemus tulee tehdä kaksi viikkoa ennen lapsen hoidon tarpeen alkamista. Huoltajat voivat esittää toiveita hoitomuodosta ja -paikasta.

Esiopetukseen ilmoittautuminen

Perusopetuslain mukaan lapsen on osallistuttava vuoden kestävään esiopetukseen tai muuhun esiopetuksen tavoitteet saavuttavaan toimintaan koulua edeltävänä vuonna. Vastuu lapsen osallistumisesta on huoltajalla. Esiopetus on maksutonta ja sitä annetaan arkipäivisin 4 tunnin ajan esiopetuksen työ- ja loma-aikoja noudattaen. Jos lapsi tarvitsee kuljetuksen esiopetukseen, on siitä täytettävä erillinen anomus. Anomuslomake löytyy tämän sivun alaosasta tai Lomakkeet -sivulta.

Sähköiset päätökset

Sähköiset päätökset löytyvät Ruskon varhaiskasvatuksen asioinnista.

Saat sähköpostiisi ilmoituksen kun päätös hakemastasi palvelusta on tehty.

Päätös varhaiskasvatuspaikasta

Päätös varhaiskasvatuspaikasta tulee eAsiointiin. Mikäli paikkaa ei oteta vastaan, tulee se perua kahden viikon kuluessa päätöksen vastaanottamisesta sähköpostitse henkilölle Tuula Ala-Karvia, osoite muotoa etunimi.sukunimi (at) rusko.fi.

Päätöksessä näkyvä hoidon laajuus ja järjestämistapa perustuvat ilmoitettuun hoidontarpeeseen. Toimintakauden alkaessa tehdään päiväkodissa hoitosopimus jokaisen lapsen osalta. Tällöin otetaan kantaa lapsen varhaiskasvatusoikeuteen (20 h/vko vai yli 20 h/vko) sekä voidaan vielä tarkentaa hoidon järjestämistapaa (osa-/kokopäivähoito, varatut tunnit).

Ottakaa yhteyttä päätöksessä mainittuun varhaiskasvatuspaikkaan ja sopikaa tutustumiskäynnistä. Lapsen kanssa voi käydä tutustumassa tulevaan hoitopaikkaan useamman kerran, mutta mikäli lapsi jää hoitopaikkaan ilman huoltajaa, laskutetaan varhaiskasvatuksen käytöstä siitä päivämäärästä lukien.

Päätös esiopetuspaikasta

Esiopetuspaikkapäätös ja muut mahdolliset lisätiedotteet tulevat kotiin postitse. Jos lapsi tarvitsee kuljetuksen esiopetukseen, on siitä täytettävä erillinen anomus. Anomuslomake löytyy tämän sivun alaosasta tai Lomakkeet -sivulta.

Maksupäätös

Varhaiskasvatuksen asiakasmaksu määritellään perheen tulojen ja perhekoon perusteella. Mikäli tulotiedot puuttuvat, maksu määräytyy korkeimman taksan mukaan (tarkempia tietoja löydät Maksut ja taksat -sivulta).

Tuloselvityskaavake (tulosselvityskaavakkeen löydät tämän sivun alaosasta tai Lomakkeet -sivultaliitteineen tulee toimittaa uuden toimintakauden alkaessa viimeistään 31.7. mennessä ja hoidon alkaessa kesken toimintakautta, tulee selvitys toimittaa 14 vuorokauden kuluessa hoidon aloittamisesta.

Asiakkaalla on myös mahdollisuus hyväksyä korkein asiakasmaksu, jolloin tulotietoja ei tarvitse toimittaa (tulotietolomakkeessa tai varhaiskasvatushakemuksessa tulee olla rasti tässä kohdassa).

Linkki maksulaskuriin. Laskurin antama varhaiskasvatusmaksu on arvio.

Kun saat sähköisen maksupäätöksen, tarkista se heti. Tarvittaessa ole yhteydessä henkilöön Katriina Hartikka, sähköpostiosoite muotoa etunimi.sukunimi (at) rusko.fi.

Hoitoaikojen sähköiseen ilmoittautumiseen liittyviä kysymyksiä ja vastauksia

Ruskon kunnan varhaiskasvatuksessa lasten hoitoajat ilmoitetaan sähköisesti vanhempien eAsioinnin kautta.

Miten ilmoitan lapsen hoitoajat?

Ilmoita lapsen hoitoajat sähköisesti. Järjestelmään tunnistaudutaan pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Kun olet ottanut päivähoitopaikan vastaan, niin pääset heti tekemään hoitoaikailmoituksia. Kirjaudu järjestelmään ja siirry kalenterissa sille viikolle, jolloin hoitosuhde alkaa.

Koska hoitoajat on viimeistään ilmoitettava?

Varaa lapsesi hoitoajat viimeistään edellisen viikon maanantaina klo 8:00 mennessä. Voit ilmoittaa kerralla usean viikon hoitoajat, jos ne ovat jo tiedossa. Ilmoitettuja hoitoaikoja pääset muokkaamaan aina siihen saakka, kunnes viikko lukkiutuu. Esim. viikon 19 hoitoajat tulee ilmoittaa
viikon 18 maanantaihin klo 8:00 mennessä.

Vuorohoitoryhmässä (Päiväkoti Satumetsä / Korallit vuorohoitoryhmä) hoidossa olevien lasten hoitoajat tulee ilmoittaa viimeistään perjantaina klo 8:00 mennessä, koskien seuraavan viikon jälkeistä viikkoa (10 pv ennen). Esim. viikon 19 hoitoajat tulee ilmoittaa viikon 17 perjantaihin klo 8:00 mennessä.

Jos et tee hoitoaikavarauksia määräpäivään mennessä katsotaan, että tarvetta hoitopäiville ei seuraavan jakson aikana ole. Jaksolla tarkoitetaan seuraavaa viikkoa.

Jos työn luonteesta johtuen sinulle tulee äkillisiä työvuoroja etkä pysty varaamaan lapselle hoitoaikoja etukäteen, niin varmistathan ennen työn vastaanottamista, että lapsesi voi mennä päivähoitoon.

Olen joka päivä arkisin töissä 8-16, täytyykö silti tehdä tuntikirjaukset vaikka hoitoaika on aina sama?

Kyllä täytyy, lasten varatut hoitoajat ovat pohjana henkilökunnan työvuorosuunnittelulle, toiminnansuunnittelulle sekä ateriatilauksille. Kun yhden viikon hoitoajat on annettu, viikkoa pystyy kopioimaan ja liittämään seuraaville viikoille.

Miten ilmoitetaan esikoululaisen hoitoaika?

Jos esikoululainen on esiopetuksen lisäksi myös päivähoidossa, riittää kun ilmoitat lapsen tulo- ja lähtöajan. Ohjelma tekee merkinnät oikeisiin ryhmiin lapsen sijoitustietojen perusteella.

Jos esikoululainen on pois osapäivähoidosta mutta osallistuu esiopetukseen, tee lapselle poissaolomerkintä ja laita täppä kohtaan ”osallistuu esiopetuksen”.

Jos lapsi osallistuu vain esiopetukseen, ilmoita eskariin tulo- ja lähtöajat.

Poissaolon ilmoittaminen

Jos lapsellasi on viikolla vapaapäiviä, laita poissaolomerkintä, älä jätä tyhjäksi. Kun jokaiselle päivälle on tehty merkintä, henkilökunta tietää poissaolosta eikä tarvitse miettiä, onko jäänyt vahingossa tyhjäksi. Tämä koskee myös lapsia, joille on sovittu hoitopäiviksi esim. ma, ke ja pe. Tällöin tiistaille ja torstaille laitetaan poissaolomerkintä. Edellä mainittu ohje ei kuitenkaan päde vuorohoitoryhmän lapsiin.

Vuorohoitoryhmän päivien varaukset

Varaa vain ne päivät, jolloin hoitoa tarvitaan. Muut päivät jätetään tyhjäksi.

Miksi varattu on käytetty?

Jos varaat lapsellesi hoitopäivän, jota et sitten käytäkään, menee lasta varten varattu resurssi ”hukkaan”. Esimerkiksi jonkun työntekijän työaika olisi voitu suunnitella toisin ja kohdentaa paremmin lapsiryhmän tarpeita vastaavaksi johonkin tiukkaan paikkaan.

Miksi tarvitsee ilmoittaa, jos lapseni on pois?

Ilmoitusten perusteella saadaan tieto, paljonko lapsia on kyseisenä päivänä pois ja vaikuttaako tämä mahdollisesti henkilökunnan työvuoroihin tai ateriatilauksiin.

Miten merkitään, jos lapsi tulee sairaaksi tai on muun syyn takia ennalta varattuna päivänä poissa?

Äkillistä sairastumista tai muuta poissaoloa ei voi enää viedä eAsiointiin, koska viikko on jo lukkiutunut. Sairastuminen tai poissaolo ilmoitetaan päivähoitopaikkaan ja siellä tehdään mobiiliin merkintä.

Mobiiliin viety merkintä ei tule näkyville huoltajan eAsiointiin.

Pitkän poissaolon ilmoittaminen

Ohjelmassa on kohta “pitkä poissaolo”. Siinä on huomioitava, että mikäli poissaolo kohdistuu kahdelle kalenterikuukaudelle, ilmoitus on tehtävä kuukausi kerrallaan (ei siis niputeta eri kalenterikuukausia samaan ilmoittamiseen).

Kesäkeskeytys

Jos käytetään maksuhyvitystä 1.6. – 31.8. välisenä aikana eli ollaan ns. kesäkeskeytyksellä, hoitoaikoja valitulle keskeytysajalle ei tarvitse ilmoittaa lainkaan. Kyseiset kuukaudet voi jättää tyhjäksi. Päiväkodin henkilökunta hoitaa merkinnät.

Mitä tapahtuu jos en ole tehnyt mitään hoitoaikavarausta määräaikaan mennessä?

Silloin katsotaan, että tarvetta hoitopäiville ei seuraavan jakson aikana ole.

Miksi pitää itse seurata käytettyjä tunteja?

Jos lapsen käyttämät tunnit ylittävät hoitosopimuksessa varatut tunnit, nousee maksu seuraavalle portaalle. eAsioinnissa näkyy, miten hoitotunteja kuukauden aikana on ilmoitettu ja käytetty.

Mitä tapahtuu jos jonain päivänä lapsi haetaan aikaisemmin kuin on ilmoitettu?

Tunteja kuluu silti alkuperäisen ilmoituksen mukaisesti. Jos esim. olet varannut lapselle 8 tunnin päivän, mutta haetkin hänet neljä tuntia aikaisemmin, tunteja kuluu varatun mukaisesti. Et siis voi tuoda lasta neljäksi tunniksi jonakin toisena päivänä tai venyttää lapsen hoitoaikaa jonakin toisena päivänä tunneilla, koska lapsen läsnäoloon ei ole voitu varautua.

Entä jos en pääsekään lähtemään töistä suunnitellusti, vaan pääsen hakemaan lapsen vasta puoli tuntia myöhässä?

Jos haet lapsen ilmoittamaasi myöhemmin, kuluu tunteja toteutuneen käytön mukaan eli puoli tuntia enemmän kuin olet ilmoittanut.

Ilmoita myöhästymisestä päiväkotiin.

Entä jos työvuoroihini tulee muutoksia sen jälkeen, kun olen ilmoittanut tarvittavat hoitoajat?

Ota yhteyttä päiväkotiryhmään / perhepäivähoitajaan ja tiedustele mahdollisuudesta muuttaa ilmoitettua hoitoaikaa.

Mikä on ”jakso”, joka täytyy ilmoittaa?

Jakso on vähintään seuraava viikko, jota ei vielä ole lukittu. Jakso voi olla vaikka useampi kuukausi, jos tiedät hoidon tarpeen niin pitkälle.

Uudelle jaksolle varattavat hoitoajat pitää saada tietoon viimeistään viikkoa ennen uuden jakson alkua.

Jos huoltajista toinen tekee esim. keikkatyötä, eikä pysty ennakoimaan omia työaikojaan, kannattaa varata hoitoajat säännöllisempää työaikaa tekevän mukaan. Yhden huoltajan perheissä keikkatyötä tekevän kannattaa keskustella päiväkodin johtajan kanssa siitä, mikä on paras tapa varata hoitoajat ja järjestää odotettavissa olevat muutokset.

Lomakkeet

Ohjeet hoitoaikojen sähköiseen ilmoittamiseen:

Ohjeet hoitoaikojen sähköiseen ilmoittamiseen [pdf]

Varhaiskasvatushakemus:

Varhaiskasvatushakemus [pdf, täytettävä]

Varhaiskasvatuspaikkaa haetaan ensisijaisesti sähköisellä lomakkeella.

Palvelusetelihakemus:

Palvelusetelihakemus [pdf]

Lupa sähköisiin päätöksiin:

Lupa sähköisiin päätöksiin [pdf]

Varhaiskasvatuspaikan irtisanominen:

Varhaiskasvatuspaikan irtisanominen [pdf]

Ilmoittautuminen esiopetukseen:

Ilmoittautuminen esiopetukseen [pdf]

Varhaiskasvatuspaikkaa haetaan ensisijaisesti sähköisellä lomakkeella.

Hakemus esikoululaisen kuljetuksen järjestämiseksi:

Hakemus esikoululaisen kuljetuksen järjestämiseksi [pdf]

Esiopetuksen loma-anomus:

Esiopetuksen loma-anomus [pdf]

Tuloselvityslomake:

Tuloselvityslomake [pdf, täytettävä]

Ohjeita tuloselvitykseen:

Ohjeita tuloselvitykseen [pdf]

Selvitys 20 tuntia laajemman varhaiskasvatuksen tarpeesta:

Selvitys 20 tuntia laajemman varhaiskasvatuksen tarpeesta [pdf]

Muistutus varhaiskasvatuksen toiminnasta:

Muistutus varhaiskasvatuksen toiminnasta [docx, täytettävä]

Hakemus päiväkotitoiminnan palvelusetelituottajaksi:

Hakemus päiväkotitoiminnan palvelusetelituottajaksi [pdf]

Palvelusetelin palvelusopimus:

Palvelusetelin palvelusopimus [pdf]

Palveluntuottaja ja perhe täyttävät tämän.