Kauden 2023 – 2024 vakiovuoroneuvottelu järjestettiin 15.5. Ruskotalon kahviossa.

Neuvottelutulos syntyi aikataulussa klo 19.30 mennessä.  Vakiovuorot käydään vielä läpi työryhmässä viranhaltijoiden kesken viikolla 22, lähetetään seurojen yhteyshenkilöiden sähköpostiin kommentoitavaksi ja tarkistettavaksi ja tallennetaan tämän jälkeen  ajanvarausohjelma Timmiin.
Vapaaksi jäävät ajat avataan näillä näkymin järjestöille, kuntalaisille, yrityksille ja muille käyttäjille varattavaksi Timmin kautta 5.6.2023. 

Seurojen yhteyshenkilöille järjestetään koulutus omien vuorojen varaamisesta ja perumisesta.

—————————————————————————————————–

Kirjautumisen jälkeen varauskalenterista valitaan tila, päivä ja kellonaika sekä aikaväli, jolloin varauksen halutaan olevan voimassa.

Ohjeet:

Vuorohakemuksen/varauksen tekeminen

1. Kirjaudu Timmiin ja valitse roolisi (yksityishenkilö tai järjestön edustaja)
2. Klikkaa varauskalenteri
3. Valitse resurssit -painike (talo -kuvake)
4. Vie hiiri tilaprofiili -kenttään ja klikkaa vasemmalla
5. Valitse tila, josta olet vakiovuoroa hakemassa. Tarkenna valintaa tarvittaessa rastimalla pois ylimääräisiä tiloja (koulujen liikuntasalit)
6. Klikkaa päivitä kalenteri
7. Klikkaa kalenteri-kuvakkeesta (talo-kuvakkeen yläpuolelta) ja etsi vakiovuoron alkupäivämäärä.
   1. Aikaväli -vaihtoehdosta voit säädellä kellonaikojen näkyvyyttä varauskalenterissa esim. siten, että vain klo 16 jälkeinen aika näkyy.
   2. Jakso -kohdassa voit määritellä, miten pitkissä ajanjaksoissa vuorot kalenterilla näkyvät. Oletuksena on 1:00 eli kalenterilla näkyy vuorot tasatunnein alkavina
   3. Päivien valinta -rastilla voi nostaa tarkasteluun joukon eri päiviä ja ajankohtia yksittäisvarausten tekemistä varten. Toiminto ei sovi säännöllisiin, viikoittaisiin vakiovuoroihin.
8. Kun oikea tila, päivämäärä ja kellonaika on löytynyt, klikkaa hiiren vasemmalla kalenteria
   1. Anna varaustieto (Esim. seuran nimi)
   2. Anna ajankohta eli varattava kellonaika. Viimeinen vakiovuoroille varattavissa oleva ajankohta on 28.5.2023
   3. Anna aikaväli, milloin vakiovaraus on voimassa. Jos kausi kestää vähemmän kuin koulun lukuvuoden, tee tässä tapauksessa kausista oma hakemus.
   4. Valitse toistuvuus
   5. Valitse luokittelu
9. Klikkaa luo hakemus.
10. Varaushakemuksen onnistumisesta avautuu ponnahdusikkuna
11. Yksittäis- ja vakiovuorosta  saa varausvahvistuksen (jossa ohjeet avaimesta).
    Varausvahvistus lähtee järjestelmästä automaattisesti hakijan ilmoittamaan sähköpostiin, kun varauksen on tehnyt.  
    Vain Ruskotalon juhlasalin varausvahvistusta on odoteltava, koska hakemus käsitellään erikseen. Muut tilat ovat suoraan varattavissa. 

Timmi -rekisteröityminen Uusille käyttäjille
https://rusko.fi/wp-content/uploads/2018/11/timmi-rekisteroityminen.pdf

Yhteyhenkilönä toimiminen:

kirjaudu pankkitunnuksilla Ruskon Timmi-järjestelmään, valitse tunnistautumisen jälkeen rooliksi organisaation yhteyshenkilö. Jos toimit useamman järjestön yhteyshenkilönä, valitse oikea järjestö.

Järjestön tilavarausten yhteyshenkilöksi hakeminen

Jos järjestöllä ei ole yhteyshenkilöä tai yhteyshenkilöksi tarvitaan uusi henkilö, pitää hakea käyttöoikeuden laajentamista. Se tapahtuu Timmissä seuraavasti:

1. Kirjaudu Ruskon Timmi-palveluun pankkitunnuksilla
2. Valitse ”omat tiedot”
3. Valitse välilehti ”käyttöoikeuksien laajennus”
4. Valitse asiakasrooliksi ”Uusi – organisaation yhteyshenkilönä”
5. Rastita ”Hyväksy käyttöehdot” (jos hyväksyt ne)
6. Klikkaa ”rekisteröidy”
7. Ohjelma siirtyy dialogiin (tietovalikkoon) ”rekisteröityminen yrityksen tai yhteisön edustajana”
8. Vihreästä nuolesta voit liikkua valikossa edes- ja takaisinpäin
   1. Tarkista tai ilmoita rekisteröityjän eli omat tietosi. Valitse kohdassa ”rooli edustamassani organisaatiossa” pudotusvalikosta sopivin vaihtoehto
      Klikkaa vihreästä nuolesta eteenpäin
   2. Valitse organisaatio (järjestö), jonka edustajana toimit. Oikean nimen löytämiseksi kirjoita joko järjestön Y-tunnus tai organisaation nimi oikeaan kenttään. Jos organisaatiota (järjestöä) ei löydy, valitse radionäppäin ”Organisaatiota ei löytynyt rekisteristä. Annan tiedot uusina” ja ilmoita tiedot tässä.
      Klikkaa vihreästä nuolesta eteenpäin
   3. Ilmoita maksaja – oletusarvona on ”Varaukseni maksaa edustamani yritys tai yhteisö,” mikä yleensä riittää. Klikkaa vihreästä nuolesta eteenpäin
   4. Ilmoita varausten yhteyshenkilö, joko itsesi tai joku muu henkilö. Klikkaa vihreästä nuolesta eteenpäin
   5. Jos rekisteröidyt järjestön edustajaksi, ilmoita tässä kohtaa maksajan yhteyshenkilöksi ”Ei yhteyshenkilöä. Lasku kohdistuu suoraan maksajalle.” Jos klikkaat minä itse, lasku tulee suoraan sinulle.
      Klikkaa vihreästä nuolesta eteenpäin
   6. Jos haluat kertoa lisätietoja, tässä dialogin viimeisessä kohdassa se on mahdollista. Rastita vielä ”olen lukenut palvelun ehdot ja hyväksyn ne” (jos olet lukenut ja hyväksyt) Klikkaa Tallenna (ei vihreätä nuolta), varmista ponnahdusikkunan käyttöoikeushakemuksen tiedot ja klikkaa Tallenna
   7. Rekisteröitymishakemus on lähtenyt käsiteltäväksi. Saat viestin hyväksymisestä ilmoittamaasi sähköpostiosoitteeseen käsittelyn jälkeen.

Lisätietoja:

Vuorojenjaon periaatteet

1. Vuoroja jaettaessa priorisoidaan kunnan järjestämää toimintaa ja tilaisuuksia.
2. Mikäli harjoitusvuoron kohdalla on ottelu tai kilpailu, menevät ne harjoitusvuorojen edelle.
3. Ruskolaisia seuroja ja yhdistyksiä priorisoidaan vuoroja jaettaessa. Liikuntatiloissa liikunnan harrastajat ovat etusijalla.
4. Vakiovuorot jaetaan muille kuin ruskolaisille seuroille ja yhdistyksille hakemusten tulojärjestyksessä mikäli hakemukset osuvat samaan ajankohtaan ja neuvottelemalla ei löydetä kaikille sopivaa ajankohtaan.

Vuoroja anoo aina seura tai yhdistys, joka jakaa sille myönnetyt ajat eteenpäin ryhmilleen.  Päällekkäisvarauksissa käydään aina ensin
neuvottelu varaajien kanssa. Mikäli päällekkäisvarauksissa ratkaisua ei löydy, saa vuoron se, jolla se on ollut aiemmin.  Vuoroja jaettaessa pyritään lapset ja nuoret sijoittamaan heille kasvun ja kehityksen kannalta sopiviin aikoihin. Viranhaltijapäätös käyttövuorosta tehdään vain ristiriitatilanteessa.